این جلسه که بصورت برخط در تاریخ 27 مرداد ماه 1404 برگزار گردید، آقایان دکتر مجتبی پارسا، دکتر شجاعی، دکتر علیرضا سلطانیان و خانم دکتر ربیعی نژاد، خانم مهندس سعیده یداله زاده شرکت داشته و گزارشات و هماهنگی های لازم درخصوص وضعیت ثبت نام متقاضیان از طریق سامانه کنگره، اقدامات اداری و انتظامی لازم در دانشگاه علوم پزشکی همدان انجام شد. طبق گزارش آقای دکتر شجاعی در این جلسه روسای پنل ها مشخص و معرفی گردیدند. همچنین آخرین بازنگری در لیست اعضای کمیته علمی و داوری انجام و از طریق سامانه کنگره قابل دسترسی قرار گرفت.